Dacă te-ai gândit vreodată că documentele firmei tale nu sunt importante sau ca arhivarea se poate face selectiv, ar trebui să știi că în realitate lucrurile nu stau chiar așa. Arhivarea este un proces deosebit de important, reglementat legal prin Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, care definește detaliile în care se poate face atât stocarea pe termene de păstrare, cât și detaliile de distrugere a documentelor. Află care sunt pașii pe care trebuie să îi parcurgi pentru o arhivare corectă și cum poți respecta reglementările pentru a te ține departe de sancțiuni.
Sortarea corectă a documentelor- cheia succesului
Dacă vrei să știi cum arhivezi documentele unei companii atunci ar trebui să știi că procesul începe cu sortarea corectă a acestora. Este important să delimitezi clar documentele în funcție de tipul acestora și mai ales în funcție de termenul de păstrare, pentru a putea avea o evidență eficientă a lor.
Documentele trebuie delimitate clar după tipul lor, pentru că fiecare categorie are un anumit termen de păstrare pe care ar trebui să îl ai în vedere. Documentele pot fi contabile, juridice, administrative, de personal sau istorice, iar pentru fiecare în parte Legea Arhivelor Naționale reglementează termenele de păstrare până la etapa de distrugere documente firma.
Clasificarea documentelor și organizarea lor
Următorul pas constă în inventarierea documentelor identificate și sortate, prin înscrierea acestora într-o evidență clară. Documentele se grupează în cutii de arhivare, în funcție de tipul lor și de anii extremi pe care îi acoperă.
Este nevoie de implementarea unui sistem de etichete cu ajutorul căruia documentele să poată fi mai ușor identificate și accesate, pentru ca mai apoi să se poată trece la etapa de arhivare fizică sau digitală.
Arhivarea documentelor
Arhivarea documentelor poate fi făcută fizic sau digital, în funcție de modalitatea agreată de către beneficiar. În cazul arhivării fizice, documentele sunt organizate în funcție de nomenclatorul arhivistic al societății, așezate în dosare speciale, în vreme ce în cazul arhivării electronice, după scanare, atribuirea fiecărui document o semnătură electronică calificată și alocarea codului de identificare, este necesară încărcarea documentelor în foldere în sisteme cloud, pentru a permite accesul facil la acestea. Conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, nomenclatorul este instrumentul care stabilește termenele legale de păstrare pentru fiecare document al companiei, astfel că el devine o unealtă esențială în procesul de arhivare.
Documentele astfel pregătite pot fi urmărite mai ușor sub aspectul depășirii termenelor de păstrare, iar în cazul în care, conform legii, acest termen este depășit, se poate trece mai departe la distrugerea securizată a documentelor. Acest proces se recomandă să fie făcut de către o firmă specializată, pentru a evita situațiile expunerii unor persoane necunoscute la informații confidențiale legate de activitatea unei firme.
Alege să lucrezi cu specialiști, atât în cazul etapelor de arhivare a documentelor, cât și în ceea ce privește distrugerea securizată a acestora. Documentele firmei tale sunt importante, iar zona birocratică trebuie să fie acoperită cu ajutorul specialiștilor în domeniu, care cunosc reglementările legale și care îți pot oferi susținerea și ajutorul de care ai nevoie în cadrul acestui proces.
