Arhivarea documentelor vine cu o serie de paşi care trebuie urmaţi îndeaproape, în concordanţă cu legislaţia în vigoare. Aceste reglementări nu vizează doar modul în care arhiva trebuie realizată, ci şi termenele de păstrare a documentelor. Astfel, documentele de personal au un termen de păstrare extins, de 75 de ani. Ştatele de plată vin cu obligaţia de a fi păstrate timp de 50 de ani, iar majoritatea documentelor fiscale necesită un termen de păstrare de 5 sau 10 ani, în funcţie de caracterul acestora. Aceste termene sunt menţionate în Anexa 6 a Legii Arhivelor Nationale, iar la nivel de companie se stabilesc în Nomenclatorul Arhivistic.
În momentul în care aceste documente ajung la termenul limită de păstrare intervine procesul de selecţionare a documentelor, un procedeu complex, care necesită multă experienţă, cunoaştere în domeniu şi foarte multă atenţie.
Specialiștii de la Arhivatorul.ro, Depozitul de Siguranță, atenționează că selecţionarea este o operaţiune arhivistică prin care se urmăreşte, în primul rând, stabilirea acelor documente care au valoare documentar istorică şi care trebuie păstrate după criterii aparte, şi depuse la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene, la termenele stabilite de legislaţia în vigoare.
În al doilea rând, în cadrul procesului de selecţionare se elimină documentele care nu mai prezintă importanţă şi care şi-au încheiat perioada obligatorie de păstrare. Astfel, ajută şi la eliberarea spaţiului de depozitare în vederea arhivării documentelor nou create.
Pentru realizarea selecționării documentelor este nevoie de o comisie stabilită printr-o notă internă la nivelul companiei. Această comisie se întruneşte annual și activează în temeiul articolului 11 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996.
În aprecierea valorii documentelor, se au în vedere câteva criterii, printre care se numără tipul documentului, conţinutul său informaţional-documentar, gradul de interes al fiecărui document – local, naţional sau internaţional, cât şi vechimea documentului.
La încheierea acestui procedeu, comisia trebuie să întocmească un proces verbal care se înaintează conducerii spre aprobare. Pentru eliminarea documentelor propuse spre distrugere însă este necesară avizul de la Arhivele Naţionale.
De cele mai multe ori, această activitate este una anevoioasă şi prezintă un grad ridicat de responsabilitate şi risc. De aceea, soluţiile moderne vin din partea companiilor care-şi dedică activitatea arhivării documentelor în conformitate cu dispoziţiile legale. Echipa Arhivatorul oferă servicii complete de arhivare, incluzând, de asemenea, şi procedeul de selecţionare şi distrugere confidenţială a documentelor ajunse la termen.
