Condica prezență zilnică a angajaților este confundată destul de des cu înregistrările timpului de lucru. Există, de asemenea, întrebări dacă acesta poate fi păstrat ca singurul document care confirmă orele lucrate. Răspunsul este nu. Condica prezență zilnică nu înlocuiește înregistrările. Păstrarea evidenței timpului de lucru este obligatorie, după cum se indică în mod clar în Codul muncii:„ Angajatorul ține evidența timpului de lucru al angajaților în scopul stabilirii corecte a remunerației sale și a altor beneficii legate de muncă ”.
Fișele de timp conțin mai multe informații decât condica de prezență zilnică. Înregistrează munca în zilele de duminică și de sărbătorile legale, orele suplimentare, sărbătorile, concediile medicale, precum și orice alte absențe de la serviciu (scuzate și nejustificate). În plus, include, de asemenea, orice cerere de concediu a angajatului, documente privind munca suplimentară sau utilizarea timpului de lucru. Angajatorul păstrează evidența lucrătorilor cu ajutorul condicii de prezență zilnică. În acest fel, angajatul semnează la începutul programului și la terminarea programului.
Condica prezență zilnică a angajaților și GDPR
După cum ai observat pe bună dreptate, fișele de timp conțin o serie de informații detaliate despre timpul de lucru al angajatului. Foarte important, aceste informații nu pot fi incluse în niciun fel în lista de prezență. Acest lucru se datorează regulamentului GDPR și limitărilor legate de partajarea datelor sensibile. Este interzisă prelucrarea datelor care indică originea rasială sau etnică, credințele religioase sau apartenența la un partid sau religie. În contextul protecției datelor cu caracter personal, informațiile despre starea de sănătate a unui anumit angajat aparțin și datelor sensibile. Din acest motiv, condica de prezență nu poate conține informații despre vacanță, boală sau alte motive pentru absență. Condica de prezență este limitată doar la determinarea prezenței angajatului. Când angajatul este absent într-o zi, în dreptul său apare „absent” – fără informații suplimentare.
Ce include condica de prezență zilnică?
Știm deja ce nu include condica prezență zilnică. Iată care sunt elementele incluse în tipizatul condica prezență zilnică: numele și prenumele angajaților, semnături ora la venire, semnături ora la plecare, numărul curent, ziua, luna, anul. Angajatorul are o gamă largă de posibilități pentru a defini modul în care angajații își confirmă prezența la locul de muncă. Atunci când alegi una dintre ele, ar trebui să iei în considerare dimensiunea locului de muncă, numărul angajaților și locurile în care munca se desfășoară, fără a fi nevoie să apară la sediul angajatorului (clădirile de lucru) – adică în principal pe teren. Angajatorul poate păstra evidențe separate ale angajaților care părăsesc locul de muncă, ceea ce ar oferi o imagine completă a timpului legat de prezența angajaților la locul de muncă. Pe baza acestor informații, va fi posibilă înregistrarea corectă a timpului de lucru.
