Din cauza pandemiei de Covid19, din ce în ce mai multe companii au fost nevoite să treacă în mediul online și să își adapteze activitățile corespunzător. Știm cu toții că întâlnirile fizice sunt destul de limitate în această perioadă, însă nu înseamnă că trebuie să renunțăm la evenimentele care ne aduc împreună, chiar dacă pentru moment acestea pot fi înfăptuite preponderent virtual. Majoritatea platformelor sociale, dar și a aplicațiilor permit acum găzduirea evenimentelor online. De la conferințe interactive, concerte, webinarii și multe altele, toate acestea pot fi acum organizate virtual, fără a ne pune în pericol sănătatea. Fiind un lucru destul de nou, cu siguranță o serie de sfaturi în vederea organizării unui astfel de eveniment ar fi de ajutor.
Prin urmare, iată 4 sfaturi pentru a crea un eveniment virtual de succes pentru compania ta:
Creează și urmează un plan clar
Chiar dacă nu este vorba de un eveniment fizic, necesitatea planificării acestuia nu dispare. La fel ca și în cazul acestora, este nevoie de crearea unei strategii și urmarea sa în vederea organizării unui eveniment de succes. Un lucru important care trebuie avut în vedere atunci când construiești planul evenimentului tău virtual este formatul. În funcție de public, dar și de concept, formatul de webinar, sesiuni de chat web, sesiuni de ateliere sau evenimentele hibrid sunt doar câteva dintre opțiunile existente. Alte elemente pe care trebuie să le ai în vedere sunt scopul și obiectivele; publicul țintă; tariful – dacă va fi un eveniment gratuit sau condiționat de o taxă; gradul de independență – dacă vor exista parteneri, sponsori sau va fi organizat doar de tine; performanța, dar și evaluarea evenimentului. Odată creat acest plan, rămâne să îl urmezi îndeaproape și să treci la treabă!
Integrează un moderator
În cadrul unui eveniment fizic, moderatorul facilitează buna funcționare a acestuia prin structurarea și conceptualizarea informației transmise pe parcurs, dar și prin menținerea energiei sau livrarea unor note importante. Multe companii considera că, în cadrul evenimentelor virtuale acesta nu mai reprezintă un element important, însă realitatea este diferită. Când vine vorba de un eveniment virtual, moderatorul adaugă familiaritate și ajută la eliminarea sentimentului de izolare pe care majoritatea participanților îl dezvoltă în mediul online. El poate deschide sesiunea, poate modera discuțiile și respectiv întrebările venite pe parcurs, iar în pauze poate discuta cu participanții. Astfel, fiecare participant se va simți important, dar și implicat, iar tu vei putea obține mai ușor un feedback prin intermediul discuțiilor dintre moderator și participant.
Alege înțelept invitații și speakerii
Evenimentele virtuale în cadrul cărora există anumiți invitați speciali sau speakeri pe subiecte de interes au șansa să fie mai reușite, având un impact mai mare asupra audienței. Totuși, atunci când alegem să apelăm la astfel de persoane este important să ținem cont de specificul, de tema principală a evenimentului, dar și de publicul țintă. De exemplu, cu siguranță nu vei alege un specialist în nutriție ca speaker la un eveniment despre marketing digital. În acest sens, recomandat ar fi să te orientezi către specialiști în domeniu sau către persoane publice, care să fie pasionate de domeniul sau de tema evenimentului.
Focusează-te pe calitatea sunetului
Când vorbim despre un eveniment online, componenta audio devine un element decisiv. Participanții pot trece de obicei peste anumite aspecte precum faptul că lumina nu este excelentă sau calitatea camerei lăsa de dorit, însă atunci când sunetul nu este solid, aceștia vor renunța la a mai fi atenți sau chiar la a mai participa. Pentru a evita astfel de situații, recomandarea noastră este să achiziționezi microfoane cu căști USB pentru toți speakerii și să le trimiți către aceștia, alături de instrucțiuni de folosire, cu minim două săptămâni înaintea evenimentului. Pentru a preveni posibilele incidente, poți pre înregistra prezentările pentru a avea mereu o variantă de rezervă.
Organizarea unui eveniment virtual de succes poate fi mai ușoară decât a unui eveniment fizic, din perspectiva logistică, însă nu este lipsită de dificultăți. Mediul online este mai greu de controlat, de aceea trebuie să te pregătești corespunzător atunci când plănuiești să te ocupi de un astfel de eveniment. Urmează aceste sfaturi și vei putea găzdui un eveniment virtual de succes, iar dacă încă nu crezi că te vei descurca, poți cere întotdeauna ajutorul specialiștilor!
