Administrarea unei unități de cazare nu înseamnă doar gestionarea rezervărilor. Fiecare sosire presupune o serie de pași care trebuie pregătiți din timp: colectarea informațiilor despre oaspeți, transmiterea instrucțiunilor, răspunsul la întrebări și furnizarea detaliilor necesare pentru acces și ședere.
Când numărul rezervărilor este redus, aceste activități pot fi gestionate manual fără prea mari dificultăți. Pe măsură ce o pensiune, un hotel sau un portofoliu de apartamente crește, însă, operațiunile repetitive pot ajunge să consume o parte importantă din timpul administratorului. Aici intervine automatizarea fluxului de administrare a rezervării.
De la rezervare la sosirea oaspetelui
O rezervare realizată printr-o platformă precum Booking sau Airbnb reprezintă doar începutul procesului. Într-un sistem conectat, informațiile rezervării pot fi transmise prin Channel Manager către o platformă de gestionare a fluxului de check-in. De aici, o parte dintre operațiunile care în mod tradițional erau realizate manual pot fi pregătite automat.
Spre exemplu, oaspetele poate primi un link unic pentru pre-check-in, pe care îl poate accesa înainte de sosire. Prin intermediul acestuia, poate completa informațiile solicitate de unitatea de cazare. Dacă rezervarea include mai multe persoane, pot fi introduși și oaspeții suplimentari, astfel încât fiecare să își poată furniza individual datele necesare.
Fluxul poate fi rezumat astfel:
Rezervare → Channel Manager → platformă de pre-check-in → informații despre oaspete → comunicări → sosire
În cazul NowCheckIn, acest flux este construit pentru a reduce intervențiile manuale ale administratorului.
Mai puține comunicări repetitive
Una dintre activitățile care consumă timp în administrarea unei proprietăți este comunicarea cu oaspeții. Instrucțiunile de sosire, informațiile despre acces, regulile proprietății sau alte detalii utile sunt adesea transmise din nou și din nou, pentru fiecare rezervare.
Prin automatizarea comunicărilor, aceste mesaje pot fi configurate în funcție de etapele rezervării și transmise prin e-mail sau SMS. Administratorul nu mai trebuie să urmărească fiecare rezervare pentru a trimite manual aceleași informații. În același timp, oaspetele primește informațiile într-un mod mai organizat și mai apropiat de momentul în care are nevoie de ele.
Pre-check-in-ul pregătește sosirea
Un avantaj important al digitalizării este mutarea unei părți din proces înainte de momentul sosirii. În loc ca toate informațiile să fie colectate la recepție sau prin conversații succesive, oaspetele poate parcurge procesul de pre-check-in de pe telefon, înainte de a ajunge la proprietate.
Acest lucru poate simplifica atât activitatea administratorului, cât și experiența turistului.
După completarea pre-check-in-ului, informațiile relevante pentru ședere pot fi puse la dispoziția oaspetelui într-un singur loc.
Un ghid digital pentru întreaga ședere
Procesul nu trebuie să se oprească la colectarea datelor. În NowCheckIn, oaspetele poate avea acces la un Ghid Digital în care sunt reunite informațiile configurate de administrator pentru proprietatea respectivă. În funcție de unitatea de cazare, acesta poate include:
- instrucțiuni de acces;
- informații despre self check-in;
- reguli ale proprietății;
- informații despre facilități;
- localizarea proprietății;
- recomandări pentru zona în care se află cazarea;
- alte informații utile pentru ședere.
Un astfel de sistem reduce nevoia ca oaspetele să caute prin mai multe conversații pentru a găsi o informație transmisă anterior. Detaliile pentru acces și self check-in pot deveni disponibile la data și ora stabilite pentru check-in, astfel încât informațiile să fie furnizate atunci când sunt relevante.
De ce contează automatizarea atunci când portofoliul crește
Pentru un singur apartament, câteva mesaje trimise manual pe zi nu par o problemă majoră. Situația se schimbă însă atunci când administratorul gestionează mai multe proprietăți. Dacă fiecare rezervare presupune aceleași operațiuni — verificarea rezervării, contactarea oaspetelui, colectarea informațiilor, trimiterea instrucțiunilor și răspunsul la întrebări — timpul consumat se acumulează.
Automatizarea nu elimină necesitatea administrării unei proprietăți. În schimb, poate reduce numărul operațiunilor repetitive care trebuie realizate manual pentru fiecare rezervare. Acest lucru devine important mai ales pentru operatorii care vor să își extindă portofoliul fără să transforme fiecare rezervare într-o nouă sarcină administrativă.
Un singur flux digital pentru mai multe etape
Soluțiile de tipul NowCheckIn urmăresc să lege într-un singur flux operațiuni care, în mod tradițional, pot fi gestionate separat. Rezervarea poate declanșa procesul, pre-check-in-ul poate colecta informațiile necesare, comunicările pot fi programate automat, iar Ghidul Digital poate reuni informațiile utile pentru ședere.Pentru administrator, rezultatul este un proces mai organizat și mai puține operațiuni repetitive. Pentru oaspete, experiența poate fi mai simplă: informațiile sunt completate înainte de sosire, iar detaliile importante pentru ședere sunt disponibile direct de pe telefon.
Descoperă NowCheckIn și vezi cum poate fi digitalizat fluxul unei rezervări.
(Advertorial)
