Gestionarea documentelor reprezintă o componentă esențială pentru orice organizație care dorește să mențină eficiența operațională și să respecte cerințele legale. Fie că vorbim despre documente contabile, juridice sau de personal, fiecare act are un ciclu de viață bine definit, de la creare și utilizare, până la arhivare sau eliminare. Cunoașterea acestui ciclu ajută companiile să evite pierderile de informații, să reducă costurile și să mențină conformitatea cu Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996.
Etapele ciclului de viață al documentelor
Prima etapă în viața unui document începe chiar din momentul generării acestuia. Documentele pot fi produse intern sau primite de la terți și includ acte contabile, contracte, facturi, dosare de personal sau corespondență. În această fază, fiecare document trebuie înregistrat și clasificat pentru a permite urmărirea ulterioară a utilizării și depozitării.
Odată generate, documentele intră într-o perioadă activă de utilizare, în care sunt consultate frecvent, modificate sau folosite pentru luarea deciziilor. În această fază, accesul rapid și organizarea corectă sunt esențiale pentru a evita pierderile și pentru a asigura trasabilitatea.
Arhivarea și protecția documentelor
După perioada activă, documentele care nu mai sunt folosite zilnic intră în etapa de arhivare. A apela la Arhivatorul pentru arhivarea documentelor reprezintă o soluție eficientă pentru stocarea și protejarea acestora. Prin arhivare, documentele sunt organizate, indexate și păstrate într-un mod care permite accesul rapid atunci când este necesar, respectând în același timp termenele legale de păstrare.
Arhivarea documentelor poate fi fizică, cu depozitare în rafturi sau containere special amenajate, sau digitală, prin scanarea documentelor și stocarea lor în cloud securizat. În cazul arhivării electronice, documentele pot fi protejate prin semnături digitale și criptare, ceea ce reduce riscul de acces neautorizat sau pierdere a informațiilor.
Când este momentul pentru eliminarea documentelor
Ciclul de viață al unui document se încheie atunci când acesta a depășit termenul legal de păstrare sau nu mai prezintă valoare operatională sau istorică. În această fază, este esențial să se utilizeze servicii de distrugere documente pentru a asigura eliminarea corespunzătoare și securizată a informațiilor. Distrugerea profesională previne scurgerile de date confidențiale și respectă normele legale.
Este important de reținut că distrugerea documentelor trebuie să fie precedată de o verificare atentă a termenelor de păstrare, conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Documentele contabile pot fi distruse după 5 sau 10 ani, contractele comerciale după minim 10 ani, iar documentele de personal sunt păstrate cel puțin 75 de ani pentru a proteja drepturile angajaților și pentru a permite calculul pensiilor.
Beneficiile gestionării corecte a ciclului de viață
Implementarea unui sistem complet de gestionare a documentelor permite organizațiilor să economisească timp și resurse, să minimizeze riscurile legale și să mențină accesul facil la informațiile critice. Accesul rapid la documente arhivate, fie ele fizice sau digitale, susține procesele de audit, controale interne și raportări financiare.
Un alt avantaj al gestionării corecte a ciclului de viață al documentelor este optimizarea spațiului fizic. Prin arhivarea eficientă și distrugerea documentelor expirate, companiile pot reduce necesarul de spațiu destinat depozitării și pot eficientiza costurile operaționale.
Practici recomandate pentru managementul documentelor
Pentru o gestiune optimă, organizațiile ar trebui să stabilească politici clare privind ciclul de viață al documentelor, să implementeze proceduri standardizate de arhivare și distrugere și să folosească instrumente specializate pentru monitorizarea termenelor de păstrare. Automatizarea proceselor și utilizarea arhivelor electronice contribuie semnificativ la reducerea erorilor și la creșterea transparenței în managementul documentelor.
În plus, instruirea personalului care gestionează documentele este esențială pentru a asigura aplicarea corectă a procedurilor și pentru a preveni pierderile sau deteriorarea actelor importante. Prin combinarea arhivării eficiente cu distrugerea profesională, organizațiile pot menține un sistem de management al documentelor sigur, legal și eficient.
Prin urmare, înțelegerea și aplicarea corectă a ciclului de viață al documentelor contribuie la protecția informațiilor sensibile, la respectarea reglementărilor legale și la optimizarea operațiunilor interne ale fiecărei companii sau instituții.
