Un sistem de organizare a actelor si hartiilor importante trebuie sa fie flexibil pentru a face fata schimbarilor din stilul tau de viata si destul de simplu pentru a te tine de el.

Acest tip de organizare este un proiect de weekend. Nu te apuca de ordine dupa o zi lunga la serviciu, ci incepe intr-o sambata sau o duminica dimineata, inarmat(a) cu o cana cu cafea sau ceai si o atitudine pregatita sa rezolve lucruri.

In primul rand, asigura-te ca ai dosare de plastic, folii de protectie, markere si etichete. Ti le poti comanda din timp pe toate dintr-un singur loc: magazinul online Marketing Concept cu preturi bune si livrare rapida oriunde in tara; varietatea de culori este atat de mare incat iti poti crea propriul sistem asortat cu tematica coloristica a camerelor.

Al doilea pas este foarte important si consta in adunarea intr-un singur loc a tuturor hartiilor si actelor pentru a fi sortate, reciclate si distruse. Este important sa aduni toate hartiile intr-un singur loc pentru ca:

- te ajuta sa te concentrezi pe ceea ce ai de facut, fara sa fii tentat(a) sa te apuci de altceva sau sa lasi totul balta. Ai dosarele la indemana si teancul cu hartii si acte in fata – nu ai altceva de facut decat sa te apuci de ele.

- nu lasi nimic la intamplare. Cauta in fiecare incapere tot ce poate fi gestionat cu ocazia acestei operatiuni de curatenie si ordonare si nu vei fi nevoit(a) sa te apuci din nou peste cateva saptamani cand gsesti niste acte uitate intr-un colt de dulap.

Cateva locuri in care sa cauti acte si hartii importante sunt: sertarele, biblioteca, sufrageria, gentile si rucsacele, bucataria si chiar pe hol.

Dupa ce aduni toate hartiile intr-un loc, alege o suprafata intinsa si dura pe care sa le imparti in 5 gramezi. Acest loc poate fi masa din bucatarie, patul matrimonial sau chiar biroul, daca este destul de mare. Chiar si pe podea se poate face acest lucru, daca iti este comod.

In al treilea rand, pune fiecare hartie intr-una din cele 5 categorii practice. Cu alte cuvinte, trebuie sa iei o decizie cu privire la fiecare bucata de hartie. Cele 5 categorii sunt:

1. Actiune: hartii pentru care ai ceva de facut, apoi le arunci. Adica le folosesti o data, apoi le distrugi sau le reciclezi. In aceasta categorie intra invitatii, facturi, situatii de rezolvat etc
2. D-ale Casei: Aceste hartii te ajuta sa gestionezi casa si viata in general. De exemplu: retete, cupoane de reduceri, manuale de utilizare, dovezi de plata a impozitelor de anul trecut, rezervari de calatorie etc
3. Arhiva: Hartii sau documente care este necesar sa fie pastrate, insa de care nu ai nevoie mai mult de o data sau de doua ori pe an. De exemplu: documente medicale, diplome de absolvire, contracte diverse, acte bancare etc
4. De reciclat: Hartii si documente ce nu se incadreaza in niciuna dintre categoriile anterioare si nu contin informatii personale. De exemplu: pliante si brosuri, ziare, reviste, plicuri folosite, notite de la seminarii etc.
5. De distrus: Hartii si documente ce nu intra in categoriile 1-3 insa contin informatii personale. De exemplu: oferte bancare, facturi, extrase vechi de cont etc.

Al patrulea pas consta in eliminarea documentelor de care nu mai ai nevoie. Cea mai mare gramada va fi teancul de reciclat. Ocupate de el primul, ca sa scazi dramatic cantitatea de hartii pe care le ai de gestionat si sa-ti creasca motivatia.

Apoi distruge hartiile ce contin detalii de identificare mai detaliate decat numele si adresa.

Abia acum incepe partea cea mai distractiva: urmeaza sa construiesti un sistem de organizare care:

- sa fie atat de usor de utilizat incat chiar sa-l folosesti

- destul de flexibil pentru a se mula pe schimbarile din familie si in stilul de viata

- si sigur astfel incat, atunci cand ai nevoie sa gasesti ceva repede, chiar sa gasesti.

Al cincilea pas consta in construirea dosarelor de plastic pentru fiecare categorie ramasa. Incepe cu gramada numita ARHIVA. Aici intra cele mai importante acte pe care le detii. Ele sunt dovada ca tu si familia ta existati, ca va platiti taxele, aveti certificate doveditoare, detineti case si masini, ati terminat diverse scoli si cursuri, puteti calatori inafara tarii cu pasaportul. Daca detii o mica afacere sau ai mai mult decat o proprietate, acest dosar va fi si mai voluminos. Pune fiecare act intr-o folie protectoare pe care o prinzi in dosarul de plastic. Daca ai mai multe acte intr-o anumita categorie, ia in considerare folosirea unui singur dosar pentru acea categorie. Altfel, le poti pune pe toate intr-un singur dosar. Pune in partea din fata a dosarului actele pe care le folosesti de cateva ori pe an. Rezista tentatiei de a supra-organiza aceasta categorie, altfel iti va fi greu sa gasesti actele exact cand ai mare nevoie de ele. Dosarul sau dosarele de plastic astfel organizate pot fi puse intr-o husa de protectie impotriva apei si incendiilor. Nu te sfii sa investesti in dosare de calitate care sa protejeze documentele importante; daca se intampla ceva, gandeste cati bani vei cheltui si cat timp vei consuma pentru a obtine copii de la institutiile publice.

Al saselea pas este construirea dosarului cu D-ALE CASEI. In dosarul de plastic ales de tine, pune mai multe folii de protectie pe care sa le etichetezi in functie de continut: cupoane de reduceri, carduri cadou, rezervari pentru calatorii viitoare, bonuri de cumparaturi pentru electrocasnice sau piese de mobilier, retete de familie, politele de asigurare pentru masina si casa etc.

Ultimul pas este dosarul cu hartii ce necesita ACTIUNE apoi le arunci. Tine acest dosar la indemana si alege-l intro culoare usor de remarcat, cum ar fi portocaliu. Obiectivul este ca acest dosar sa il mentii cat mai subtire posibil, asa ca il vei rasfoi de 2-3 ori pe saptamana si vei decide ce actiuni sunt de luat. Unele hartii vor fi de arhivat, altele de pastrat in D-ale Casei, insa majoritatea vor fi aruncate dupa ce iei actiunea necesara.

In concluzie, nu este foarte greu de organizat hartiile si actele casei. Dosarele de plastic, foliile de protectie, etichetele si markerele, dar si cutiile de depozitare ne ajuta sa ne pastram casa ordonata si sa implementam un sistem ce functioneaza pentru familia noastra.