Mai mult decât atât, se stabilesc chiar parteneriate de durată, așa încât acest proces să se desfășoare cu maxim de operativitate dacă apar situații în care anumite job-uri se eliberează sau urmează a se vacanta și trebuie ocupate cât mai rapid posibil.

În funcție de domeniul de activitate, sunt reguli specifice de găsire a unor candidați ce par a fi potriviți, dar în linii mari se urmează anumiți pași bine stabiliți.

La început se diagnostichează cerințele job-ului. Mai precis reprezentanții agenției de recrutare încearcă să definească exact nevoilor companiei în cauză: definirea poziției pentru care trebuie găsit un anume candidat, profilul ideal al acestuia, nivelul de salarizare și bonusurile ce se vor putea oferi inițial.

Apoi urmează etapa de cercetare. Este vorba de un screening al potențialilor candidați. Cercetarea poate ca să fie directă sau indirectă, prin utilizarea unor metode clasice ori moderne.

După ce se stabilește o listă de doritori ce s-ar mula foarte bine pe cerințele postului respectiv, urmează interviurile preliminarii „face to face” realizate de agenție.

Urmează etapa de selecție, în care consultantul firmei de recrutare  întocmește câte un dosar de candidatură pentru fiecare persoană. El conține rapoarte complete și complexe despre baza și motivația profesională a candidatului, rezultatele testului de personalitate, precum și CV-ul acestuia.

Urmează o etapă de validare, esențială în decizia agenției referitoare la ipoteza conform căreia unul sau mai mulți candidați merită ca să se prezente la compania în cauză sau nu, pentru un interviu final.

Specialiștii din cadrul unei agenții de recrutare, prin profesionalismul și experiența lor, permit o mai bună evaluare a aplicațiilor efectuate de către aceia ce își doresc să ocupe un anumit  loc de muncă vacant.

Ei nu doar că au metode eficiente de recrutare, dar pot face acest lucru mult mai obiectiv, deoarece sunt simpli intermediari, nu sunt implicați direct în raportul principal ce se stabilește între angajator și angajat.

Așa se face că o firmă de recrutare personal este mult mai în măsură ca să aprecieze care sunt abilitățile reale ale unui candidat (care pot sau nu ca să fie conforme cu acelea din curriculum vitae!), pentru a pune întrebările pertinente, pentru a efectua teste de evaluare a aptitudinilor și personalității candidaților.

Cu toate că procesul de recrutare se desfășoară de către agenția angajată în acest sens, care prestează activitățile în baza unui contract de prestări servicii de intermediere foarte clar, decizia finală de angajare aparține în continuare agentului economic, care, studiind materialele oferite de firma de recrutări, efectuând interviurile finale, va putea ca să ia hotărârea pe care o crede cea mai bună cu privire la angajarea sau nu a unui potențial candidat sau a altuia.