Pe măsură ce afacerea ta se dezvoltă, nevoile echipei tale se schimbă. Alegerea unui spațiu de birouri adecvat devine esențială pentru a susține această creștere și pentru a menține productivitatea și satisfacția angajaților.
- Evaluarea nevoilor actuale și viitoare
Primul pas în alegerea unui spațiu de birouri de închiriat este evaluarea nevoilor actuale ale echipei tale și anticiparea celor viitoare. Gândește-te la numărul actual de angajați, la planurile de extindere și la modul în care echipa ta lucrează.
De exemplu, dacă ai 10 angajați acum, dar plănuiești să ajungi la 20 în următorul an, este important să alegi un spațiu care poate acomoda această creștere fără a necesita o relocare imediată.
- Locația strategică
Locația biroului tău influențează nu doar accesibilitatea pentru angajați și clienți, ci și imaginea companiei. Un spațiu de birouri de închiriat situat într-o zonă centrală sau bine conectată la mijloacele de transport în comun poate atrage talente și poate facilita întâlnirile cu partenerii de afaceri.
De asemenea, proximitatea față de restaurante, cafenele și alte facilități poate contribui la satisfacția angajaților și la cultura organizațională.
- Flexibilitatea spațiului
Un spațiu de birouri flexibil permite adaptarea la schimbările din cadrul echipei tale. Caută birouri de închiriat care oferă posibilitatea de a modifica configurația spațiului, de a adăuga sau elimina birouri și de a crea zone de colaborare sau de relaxare.
Această flexibilitate este crucială pentru a răspunde rapid la nevoile în schimbare ale afacerii tale.
- Facilități și servicii incluse
Atunci când alegi un spațiu de birouri de închiriat, ia în considerare facilitățile și serviciile incluse. Acestea pot include:
- Recepție și servicii de secretariat
- Săli de conferințe echipate
- Bucătării și zone de relaxare
- Curățenie și întreținere
- Securitate și acces 24/7
Aceste facilități pot reduce costurile operaționale și pot îmbunătăți experiența angajaților.
- Bugetul și costurile ascunse
Stabilește un buget clar pentru chirie și ia în considerare toate costurile asociate, inclusiv utilitățile, taxele de întreținere și eventualele costuri de renovare sau amenajare.
Compară mai multe oferte de birouri de închiriat pentru a găsi cea mai bună opțiune care se încadrează în bugetul tău și care oferă valoare adăugată.
- Cultura organizațională și designul spațiului
Spațiul de lucru ar trebui să reflecte cultura și valorile companiei tale. Un design modern, deschis și luminos poate încuraja colaborarea și creativitatea, în timp ce spațiile private pot fi esențiale pentru activități care necesită concentrare.
Alege un spațiu office care poate fi personalizat pentru a se potrivi cu identitatea brandului tău și cu nevoile echipei.
- Tehnologia și infrastructura
Asigură-te că spațiul ales dispune de infrastructura tehnologică necesară pentru desfășurarea activităților zilnice. Acest lucru include conexiuni rapide la internet, echipamente de videoconferință și sisteme de securitate.
Un spațiu bine echipat tehnologic poate îmbunătăți eficiența și poate susține munca hibridă sau la distanță.
- Contractul de închiriere și termenii acestuia
Analizează cu atenție termenii contractului de închiriere. Caută clauze referitoare la durata contractului, posibilitatea de reînnoire, condițiile de reziliere și eventualele penalități.
Un contract flexibil poate oferi siguranță și adaptabilitate pe termen lung.
- Vizionarea și testarea spațiului
Înainte de a lua o decizie finală, programează vizionări ale spațiilor de inchiriat care te interesează. Observă detalii precum iluminarea naturală, nivelul de zgomot, calitatea aerului și starea generală a clădirii.
Dacă este posibil, solicită o perioadă de testare pentru a evalua dacă spațiul se potrivește cu nevoile echipei tale.
- Consultarea cu echipa
Implică-ți echipa în procesul de selecție a noului birou. Colectează feedback și sugestii pentru a te asigura că noul spațiu va răspunde nevoilor și preferințelor angajaților.
Această implicare poate crește satisfacția și angajamentul echipei față de companie.
Greșeli frecvente în alegerea unui spațiu de birouri
Pentru a evita relocări costisitoare sau decizii neinspirate, iată câteva greșeli comune în alegerea spațiilor de birouri de închiriat:
- Alegerea unui spațiu prea mic, fără planuri de extindere;
- Alegerea exclusiv pe baza prețului, fără a analiza facilitățile incluse;
- Ignorarea nevoilor angajaților – cum ar fi zonele de relaxare, accesul la lumină naturală sau confortul acustic;
- Semnarea unui contract rigid, fără posibilitate de renegociere sau ieșire anticipată;
- Lipsa unei infrastructuri tehnologice moderne.
Studiu de caz: Alegerea strategică a unui spațiu de birouri în zona centrală extinsă
Compania „DigitalCore”, un start-up tech din București, a început cu o echipă de 7 persoane și a ales în 2022 un spațiu de birouri de închiriat de 80 mp într-o clădire aflată în zona Timpuri Noi. Locația le-a oferit acces rapid la metrou, facilități moderne și proximitate față de restaurante și spații de coworking.
Pe măsură ce echipa a crescut la 18 membri în mai puțin de 2 ani, compania a optat pentru extindere în aceeași clădire, datorită flexibilității contractuale negociate inițial. Conform feedbackului intern, 85% dintre angajați au declarat că facilitățile clădirii și accesul rapid la transport în comun au contribuit pozitiv la retenția lor în companie.
De asemenea, în urma unei analize de piață efectuată de CBRE România în 2024, s-a constatat că firmele care aleg birouri de închiriat în zone bine conectate urban și cu facilități moderne au o rată de retenție a angajaților cu 28% mai mare față de cele situate în locații slab conectate sau inflexibile.
Experiența DigitalCore arată cât de important este să alegi un spațiu care oferă nu doar o soluție prezentă, ci și un cadru pentru dezvoltare sustenabilă.
Evitarea acestor erori poate face diferența între o investiție bună și una care devine o povară pentru business.
Alegerea unui spațiu potrivit pentru o echipă în creștere este o decizie strategică, nu doar logistică. Este un pas important pentru cultura organizațională, eficiența echipei și imaginea pe care o construiești în piață.
